Пример Приказа О Номенклатуре Дел
С помощью приведенного образца номенклатуры дел. Приказы директора. Пример: журнал. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел. Структура документа. Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России N 38830). Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от г., в номенклатуре следует указать: Индекс дела. Наименование дела – это название вносимого дела. Остальные экземпляры направляются в структурные подразделения. Образец сводной номенклатуры дел. Автор: Юлия Космынина.
Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.
Приказ об утверждении номенклатуры дел. О том, как составить приказ о номенклатуре дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень. Пример: 'Приказы по основной деятельности' (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
Когда составляется номенклатура дел на 2018 год Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться. Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей). Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел.
Форма Приказа
Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет.
Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.
Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве. О видах номенклатуры читайте в статье. Кто занимается составлением номенклатуры дел Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Мебельная программа астра конструктор мебели скачать бесплатно. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет. Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.
Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация. Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов. Подробнее о штатном расписании читайте в материале. Порядок утверждения номенклатуры Утверждение НДО состоит из нескольких этапов.
Так, составленный документ должен быть:. завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;. подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;. согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив. Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:. проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;.
изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа. НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива. О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье. Как оформлять заголовки дел Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил.
Указываются названия дел в графе 2 НДО. Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Пример приказа о продлении испытательного срока. Название должно быть четким и обобщающим.
Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией. В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела.
Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы». При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)». Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».
О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале. Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться. Где взять образец номенклатуры дел Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций. Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.
Пример Оформления Приказа
Итоги Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец. Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.